Prompts de trabajo y oficina

16 plantillas para copiar y adaptar. Sustituye lo que va entre corchetes, revisa siempre el resultado y no incluyas datos personales o confidenciales.

Acta de reunión con acuerdos y responsables

Trabajo y oficinaCuando tienes notas sueltas de una reunión y necesitas un acta clara que se pueda enviar al equipo.

Actúa como secretario/a de reuniones con experiencia en entornos profesionales. A partir de las notas que pego al final, redacta un acta con esta estructura: 1) datos de la reunión (fecha [FECHA], asistentes [ASISTENTES]); 2) resumen en un máximo de 5 líneas; 3) decisiones tomadas; 4) tareas, con responsable y fecha límite; 5) puntos pendientes o sin resolver. Usa un tono neutro y frases cortas. No añadas decisiones ni plazos que no aparezcan en las notas: si falta un responsable o una fecha, escribe «sin asignar» y enuméralos al final como dudas para confirmar. Si dos notas se contradicen, indícalo en lugar de elegir una. Notas: [PEGA AQUÍ LAS NOTAS]

Indica el nivel de formalidad que necesitas (interna informal o dirigida a dirección) para ajustar el tono.
Si la reunión fue larga, pega las notas por bloques temáticos para que no se pierdan matices.

Qué esperar: Un acta estructurada en cinco apartados, con una lista de tareas y una sección final de dudas por confirmar. Revisa cada responsable y plazo antes de enviarla y evita pegar datos personales o confidenciales de terceros.

Correo delicado a un compañero o proveedor

Trabajo y oficinaCuando debes comunicar un retraso, un desacuerdo o una petición incómoda sin dañar la relación.

Eres un/a profesional de comunicación corporativa. Redacta un correo en español de España dirigido a [DESTINATARIO Y RELACIÓN CON ÉL] para comunicar lo siguiente: [SITUACIÓN]. Objetivo del correo: [OBJETIVO]. Requisitos: tono cordial pero firme, máximo 150 palabras, asunto claro y específico, una sola petición concreta con fecha límite [FECHA], y sin culpar a nadie. Ofrece tres variantes de asunto y dos versiones del texto, una más directa y otra más diplomática. No inventes hechos, cifras ni compromisos previos que yo no haya mencionado; si necesitas algún dato para que el correo sea preciso, pregúntamelo antes de redactar.

Añade el contexto de la relación previa (primera vez, cliente habitual) para afinar el tono.
Pide una versión aún más breve si va a leerse desde el móvil.

Qué esperar: Tres asuntos y dos versiones del correo, o bien preguntas previas si faltan datos. Relee el texto final para confirmar que no promete nada que no puedas cumplir.

Resumen ejecutivo de un documento largo

Trabajo y oficinaCuando necesitas trasladar a dirección lo esencial de un informe extenso en una sola página.

Actúa como analista que prepara resúmenes para directivos con poco tiempo. Resume el documento que pego abajo para un lector que es [CARGO DEL LECTOR] y que debe decidir sobre [DECISIÓN]. Formato: 1) conclusión principal en una frase; 2) cinco puntos clave con cifras literales del texto; 3) riesgos u objeciones; 4) siguiente paso recomendado. Máximo 250 palabras en total. Usa únicamente información contenida en el documento: no añadas datos externos ni estimaciones propias. Si el documento omite algo que sería imprescindible para decidir, enuméralo en un apartado final llamado «Información que falta». Si una cifra te parece inconsistente, señálala sin corregirla. Documento: [PEGA EL TEXTO]

Especifica qué decisión debe tomar el lector; así el resumen prioriza lo relevante.
Pide después una versión de tres líneas para un correo de presentación.

Qué esperar: Un resumen de una página con conclusión, puntos clave, riesgos, siguiente paso y lista de información ausente. Contrasta las cifras citadas con el original y no pegues documentos con datos personales o confidenciales.

Plan de proyecto con hitos y riesgos

Trabajo y oficinaAl arrancar un proyecto pequeño o mediano y querer un borrador de planificación que discutir con el equipo.

Eres un/a project manager con experiencia en proyectos de [SECTOR]. Elabora un borrador de plan para este proyecto: [DESCRIPCIÓN]. Datos disponibles: plazo total [PLAZO], equipo [PERSONAS Y ROLES], presupuesto orientativo [PRESUPUESTO]. Entrega: 1) objetivos medibles; 2) fases con hitos y duración estimada en semanas; 3) tabla de tareas con responsable por rol; 4) cinco riesgos principales con probabilidad, impacto y medida preventiva; 5) criterios de éxito. Señala con la etiqueta [SUPUESTO] todo lo que des por hecho sin que yo lo haya dicho, y al final haz una lista de preguntas que debería responder antes de comprometer fechas. No presentes las estimaciones como definitivas.

Incluye dependencias externas conocidas (aprobaciones, proveedores) para que aparezcan como riesgos.
Pide una versión resumida en formato diagrama de fases escrito en texto.

Qué esperar: Un plan estructurado en cinco apartados con supuestos marcados y una lista de preguntas abiertas. Trata las duraciones como hipótesis y valídalas con quien vaya a ejecutar el trabajo.

Guion para una reunión con tiempos

Trabajo y oficinaCuando vas a dirigir una reunión y quieres que sea corta, enfocada y con resultado claro.

Actúa como facilitador/a de reuniones eficaces. Diseña la agenda de una reunión de [DURACIÓN] minutos con estos participantes: [PARTICIPANTES]. Objetivo: [OBJETIVO]. Temas a tratar: [TEMAS]. Entrega una tabla con orden, tema, tiempo asignado, quién interviene y resultado esperado de cada punto. Incluye una apertura de dos minutos y un cierre con repaso de acuerdos. Prioriza los temas que requieren decisión frente a los meramente informativos, y sugiere cuáles pueden enviarse por escrito antes para ahorrar tiempo. Si los temas no caben en la duración, dímelo y propón qué aplazar. Añade tres preguntas que ayuden a evitar divagaciones durante la sesión.

Menciona si hay participantes remotos para que se reserve tiempo técnico.
Pide también el texto de la convocatoria de dos líneas.

Qué esperar: Una tabla de agenda con tiempos, una lista de lo que enviar de antemano y tres preguntas de moderación. Ajusta los tiempos a la dinámica real de tu equipo; son una propuesta, no una medida exacta.

Procedimiento paso a paso para el equipo

Trabajo y oficinaCuando una tarea repetitiva solo está en la cabeza de una persona y conviene documentarla.

Eres un/a especialista en documentación de procesos. Con la descripción informal que pego abajo, redacta un procedimiento operativo para que una persona nueva pueda ejecutar la tarea sin ayuda. Estructura: finalidad, a quién aplica, materiales o accesos necesarios, pasos numerados (una acción por paso, con verbo en infinitivo), resultado esperado de cada paso crítico, errores frecuentes y qué hacer si ocurren, y a quién consultar. Usa un lenguaje llano. No inventes herramientas, rutas ni nombres de sistemas que no aparezcan en mi descripción; donde falte un dato, escribe [COMPLETAR: qué falta] para que lo rellene yo. Al final, propón una lista de comprobación de cinco puntos para validar que el procedimiento se ha hecho bien. Descripción: [PEGA AQUÍ]

Pega también un caso real en el que algo salió mal para que aparezca en errores frecuentes.
Haz que alguien nuevo pruebe el procedimiento y devuelve sus dudas al asistente para mejorarlo.

Qué esperar: Un documento de procedimiento con pasos numerados, huecos marcados para completar y una lista de comprobación final. Haz revisar el resultado a quien conoce el proceso antes de darlo por válido y no incluyas contraseñas ni datos de clientes.

Feedback constructivo para un compañero

Trabajo y oficinaCuando tienes que dar una valoración difícil y quieres hacerlo de forma clara, respetuosa y accionable.

Actúa como coach de liderazgo. Ayúdame a preparar una conversación de feedback con [ROL DE LA PERSONA, SIN NOMBRE] sobre esta situación observable: [HECHOS CONCRETOS]. Quiero un guion con: apertura que explique el propósito, descripción de hechos sin juicios de valor, impacto que han tenido en el equipo o el resultado, una pregunta abierta para escuchar su versión, propuestas concretas de mejora y cierre con acuerdo de seguimiento. Usa el modelo situación-comportamiento-impacto. Evita etiquetas sobre la personalidad y generalizaciones como «siempre» o «nunca». Si en mi descripción hay interpretaciones en lugar de hechos, señálalas y sugiere cómo reformularlas. Tono: respetuoso y directo. Máximo 300 palabras.

Describe hechos con fecha y ejemplo; cuanto más concreto, menos defensiva será la conversación.
Pide una versión alternativa por si la persona reacciona mal en el primer minuto.

Qué esperar: Un guion breve de conversación con frases de ejemplo y notas sobre interpretaciones que conviene reformular. No incluyas nombres ni datos personales de la persona; adapta el guion a tu política de recursos humanos.

Propuesta comercial clara y honesta

Trabajo y oficinaCuando debes enviar una propuesta de servicios a un cliente y quieres que sea comprensible y sin letra pequeña.

Eres un/a consultor/a que redacta propuestas claras para pymes españolas. Escribe una propuesta para [CLIENTE, SECTOR] sobre el servicio [SERVICIO]. Incluye: comprensión del problema en tres líneas, alcance (qué incluye y qué NO incluye), entregables con fechas orientativas [PLAZOS], precio [PRECIO Y FORMA DE PAGO] con IVA indicado por separado, condiciones de modificación y proceso de aceptación. Evita promesas de resultados garantizados y superlativos vacíos. Máximo 400 palabras, con títulos sencillos en texto plano. Si falta algún dato imprescindible, no lo inventes: lístalo al principio como preguntas pendientes. Añade al final un párrafo de supuestos que, si cambian, alteran el precio.

Incluye al menos dos exclusiones concretas; evitan malentendidos posteriores.
Pide una versión de tres opciones de precio si el cliente duda del alcance.

Qué esperar: Una propuesta de unas 400 palabras con alcance, exclusiones, precio y supuestos, precedida por preguntas pendientes si las hay. Revisa precios, plazos y condiciones legales con quien corresponda antes de enviarla.

Auditar las cifras de un informe antes de enviarlo

Trabajo y oficinaCuando vas a entregar un informe con números y quieres detectar incoherencias antes de que lo haga otra persona.

Actúa como revisor/a de calidad de informes internos. Te pego un informe sobre [TEMA] dirigido a [DESTINATARIO]. Tu tarea es auditar solo las cifras y afirmaciones cuantitativas. Entrega una tabla con: cifra o afirmación tal como aparece, apartado donde está, tipo de comprobación necesaria (suma, porcentaje, comparación con otro apartado, fuente original) y nivel de riesgo. Marca como «incoherente» cualquier número que contradiga a otro del propio texto y explica el cálculo que lo demuestra. No corrijas ningún dato por tu cuenta ni aportes cifras externas. Si no puedes comprobar algo con el texto, escribe «no verificable con este documento» en lugar de suponer. Cierra con una lista de verificación de siete puntos ordenada por importancia. Informe: [PEGA AQUÍ EL TEXTO SIN DATOS PERSONALES]

Pega también las tablas originales de las que salen las cifras para poder cruzarlas.
Resuelve primero las incoherencias marcadas y después las no verificables.

Qué esperar: Una tabla de cifras con tipo de comprobación y riesgo, las incoherencias explicadas y una checklist final de siete puntos. El asistente puede errar en cálculos: repite tú las operaciones críticas con una hoja de cálculo y no pegues información confidencial.

Plan de acogida para una persona recién incorporada

Trabajo y oficinaCuando alguien empieza en tu equipo y quieres que las primeras semanas estén organizadas.

Eres un/a especialista en incorporación de personal en pequeñas organizaciones. Diseña un plan de acogida de [DURACIÓN] para un puesto de [PUESTO] en un equipo de [TAMAÑO DEL EQUIPO] personas. Datos: herramientas que usará [HERRAMIENTAS], responsable directo [ROL], objetivos de los primeros 30 días [OBJETIVOS]. Entrega: 1) lista de preparativos previos al primer día; 2) agenda del primer día hora a hora; 3) plan por semanas con aprendizajes, personas a conocer y entregables pequeños; 4) tres puntos de revisión con preguntas concretas; 5) errores frecuentes de acogida y cómo evitarlos. No inventes políticas, accesos ni beneficios de mi empresa: donde falte un dato, escribe [COMPLETAR]. Tono práctico y cercano.

Pide al asistente una versión para la propia persona recién llegada, en lenguaje más personal.
Pregunta a alguien que entró hace poco qué le faltó y añádelo al plan.

Qué esperar: Un plan de acogida con preparativos, primer día, semanas, revisiones y huecos marcados para completar. Adáptalo a tu convenio y a la normativa laboral vigente; ante dudas, consulta con recursos humanos o una asesoría.

Preparar una negociación con un proveedor

Trabajo y oficinaAntes de una conversación sobre precio, plazos o condiciones, para llegar con los argumentos ordenados.

Actúa como asesor/a de negociación con enfoque colaborativo. Voy a negociar con [PROVEEDOR O ROL] sobre [OBJETO DE LA NEGOCIACIÓN]. Mi situación: [CONTEXTO]. Mi objetivo ideal es [IDEAL], mi mínimo aceptable es [MÍNIMO] y mi alternativa si no hay acuerdo es [ALTERNATIVA]. Prepara: 1) intereses probables de la otra parte, marcados como hipótesis; 2) tres cosas que puedo ofrecer y que me cuestan poco; 3) argumentos basados en hechos que yo te haya dado; 4) posibles objeciones con respuesta; 5) orden sugerido de la conversación; 6) señales de que debo pausar. No inventes datos de mercado, precios de referencia ni cifras: si hacen falta, dime qué debo averiguar antes. Evita tácticas de presión o engaño.

Practica la conversación pidiendo al asistente que haga el papel de la otra parte y te ponga objeciones.
Anota cuál es tu alternativa real; negocias con más calma si la conoces.

Qué esperar: Un guion de preparación con hipótesis sobre la otra parte, ofertas de bajo coste, objeciones, orden de conversación y datos por averiguar. Las hipótesis sobre la otra parte son suposiciones; contrasta los datos de mercado con fuentes propias y revisa cualquier compromiso contractual con un profesional.

Informe de estado semanal en cinco minutos

Trabajo y oficinaCuando tienes que informar cada semana del avance de un proyecto y quieres un formato constante y fácil de leer.

Eres un/a coordinador/a de proyectos que escribe informes breves para responsables con poco tiempo. A partir de mis notas de la semana, redacta un informe de estado del proyecto [PROYECTO] con este formato: 1) estado general (verde, ámbar o rojo) con una frase de justificación; 2) logros de la semana, máximo cinco; 3) lo previsto para la próxima semana; 4) bloqueos y qué ayuda necesito, con persona o rol que puede resolverlos; 5) riesgos nuevos. Extensión máxima: 200 palabras. Usa solo lo que aparece en mis notas: no conviertas intenciones en logros ni inventes porcentajes de avance. Si el color que he propuesto no encaja con lo descrito, dímelo y explica por qué. Notas: [PEGA AQUÍ]

Guarda los informes anteriores y pégalos para mantener el mismo estilo cada semana.
Define con tu responsable qué significa cada color antes de usarlos.

Qué esperar: Un informe de unas 200 palabras con semáforo, logros, previsión, bloqueos y riesgos, y un aviso si el estado no cuadra con las notas. Comprueba que lo que afirmas como logrado esté realmente terminado antes de enviarlo.

Entrevista estructurada para seleccionar personal

Trabajo y oficinaCuando entrevistas candidatos y quieres criterios comparables, centrados en el puesto y respetuosos con la ley.

Actúa como especialista en selección de personal con enfoque de entrevistas estructuradas. Prepara una entrevista de [DURACIÓN] minutos para el puesto de [PUESTO], cuyas funciones principales son [FUNCIONES] y cuyas competencias clave son [COMPETENCIAS]. Entrega: 1) ocho preguntas basadas en situaciones reales pasadas; 2) para cada una, qué señales indican una respuesta sólida y cuáles una respuesta floja; 3) una escala de valoración de 1 a 4 con descriptores; 4) preguntas de seguimiento; 5) una lista de temas que NO debo preguntar por ser discriminatorios o irrelevantes para el puesto, en términos generales. Evita preguntas sobre vida privada, salud, familia o creencias. No afirmes nada concreto sobre la legislación laboral: recuérdame que lo consulte con un profesional.

Usa la misma batería de preguntas con todos los candidatos para poder compararlos.
Puntúa justo después de cada entrevista, no al final de la semana.

Qué esperar: Ocho preguntas con indicadores de respuesta, una escala de valoración, repreguntas y una lista de temas a evitar. La IA no sustituye al criterio humano en la selección ni al asesoramiento jurídico; no introduzcas datos personales de candidatos.

Sesión de lecciones aprendidas tras un proyecto

Trabajo y oficinaAl cerrar un proyecto o incidencia, para sacar mejoras concretas sin buscar culpables.

Eres un/a facilitador/a de retrospectivas con enfoque sin culpas. Voy a hacer una sesión de lecciones aprendidas del proyecto [PROYECTO], con [PERSONAS] participantes y [DURACIÓN] minutos. Hechos principales: [CRONOLOGÍA BREVE]. Prepara: 1) una agenda con tiempos; 2) cinco preguntas abiertas centradas en procesos y no en personas; 3) un método sencillo para agrupar y votar las ideas; 4) plantilla de acciones de mejora con responsable, fecha y cómo sabremos que funcionó; 5) una frase para reconducir si la conversación se vuelve acusatoria. No inventes causas ni conclusiones sobre lo ocurrido: usa solo mi cronología y marca como [HIPÓTESIS] cualquier explicación posible que deba comprobarse con el equipo.

Limita las acciones a tres o cuatro; las listas largas no se cumplen.
Revisa en la siguiente reunión de equipo si las acciones avanzaron.

Qué esperar: Una agenda, preguntas, una dinámica de votación, una plantilla de acciones y una frase para reconducir debates. No pegues información sobre rendimiento individual ni datos confidenciales del cliente.

Fórmulas de hoja de cálculo explicadas y comprobadas

Trabajo y oficinaCuando necesitas una fórmula para una hoja de cálculo y quieres entenderla y probarla antes de confiar en ella.

Actúa como experto/a en hojas de cálculo que enseña mientras resuelve. Uso [PROGRAMA DE HOJA DE CÁLCULO] en español. Mi tabla tiene estas columnas: [COLUMNAS Y SU POSICIÓN]. Quiero conseguir: [OBJETIVO]. Entrega: 1) la fórmula, con los nombres de función en español tal como aparecen en el programa, y si no estás seguro del nombre exacto, dilo; 2) explicación de cada parte; 3) un ejemplo con cinco filas inventadas y el resultado que debería dar; 4) tres casos que podrían dar error (celdas vacías, texto en lugar de números, duplicados) y cómo protegerse; 5) una forma de comprobar el resultado a mano. Si mi descripción es ambigua, pregúntame antes de proponer la fórmula.

Indica el separador que usa tu programa (coma o punto y coma) y el formato de fechas.
Prueba la fórmula en una copia con pocas filas antes de aplicarla a todo.

Qué esperar: Una fórmula explicada, un ejemplo de prueba, casos de error con protección y un método de comprobación manual. Los nombres de función varían según versión e idioma; verifica en tu programa que la fórmula existe y calcula lo esperado.

Borrador de documento con huecos honestos

Trabajo y oficinaCuando necesitas un primer borrador de un escrito profesional pero no quieres que la IA rellene lo que desconoce.

Eres un/a redactor/a profesional que nunca inventa información. Redacta un borrador de [TIPO DE DOCUMENTO] sobre [TEMA] para [DESTINATARIO], con la finalidad de [FINALIDAD]. Información que puedes usar y no otra: [DATOS DISPONIBLES]. Reglas: 1) cada vez que falte un dato, un nombre, una fecha o una cifra, deja el marcador [FALTA: qué dato]; 2) cada frase que sea una opinión o recomendación tuya debe llevar la etiqueta [SUGERENCIA]; 3) no cites normas, estudios ni precedentes; 4) al final, añade una lista numerada de todos los huecos y una lista de las frases que más necesitan revisión humana, con el motivo. Extensión: [PALABRAS] palabras. Tono profesional y claro.

Cuanto más material real aportes, menos marcadores tendrás que rellenar.
Busca en el borrador los corchetes antes de enviarlo; deben desaparecer todos.

Qué esperar: Un borrador con huecos señalados, sugerencias etiquetadas y dos listas finales de pendientes y puntos a revisar. Un borrador no es un documento final: revísalo tú entero y consulta a un profesional si tiene efectos legales o económicos.