Prompts de productividad personal

16 plantillas para copiar y adaptar. Sustituye lo que va entre corchetes, revisa siempre el resultado y no incluyas datos personales o confidenciales.

Priorizar la semana sin agobio

Productividad personalCuando tienes demasiadas tareas y no sabes por dónde empezar.

Actúa como asesor/a de productividad personal pragmático/a. Te doy mis tareas de la semana con su fecha límite y esfuerzo estimado: [LISTA DE TAREAS]. Mi tiempo disponible real es [HORAS POR DÍA] y mis compromisos fijos son [COMPROMISOS]. Clasifica las tareas por urgencia e importancia, propón un plan por días con un máximo de tres prioridades diarias, deja un margen del 20 % para imprevistos y señala qué tareas conviene delegar, aplazar o eliminar, justificando cada decisión. Si la suma del esfuerzo supera mi tiempo disponible, dilo claramente y propón qué sacrificar en lugar de ajustar los números por arte de magia. Formato: tabla de texto plano y, debajo, un párrafo de máximo 60 palabras con el criterio seguido.

Estima el esfuerzo con honestidad y añade un 30 % a las tareas con las que no tienes experiencia.
Revisa el plan a mitad de semana y pide un reajuste.

Qué esperar: Una tabla con el plan por días, decisiones de delegar o aplazar y un criterio resumido, con aviso si el tiempo no alcanza. Es una propuesta de organización: la decisión sobre qué descartar es tuya.

Convertir notas desordenadas en tareas accionables

Productividad personalCuando tienes un caos de apuntes y necesitas una lista clara de qué hacer a continuación.

Eres un/a organizador/a de trabajo que aplica el método de siguientes acciones. Del texto desordenado que pego, extrae: 1) tareas concretas, cada una empezando con un verbo y describiendo un resultado verificable; 2) proyectos (conjuntos de más de una tarea); 3) ideas para más adelante; 4) cosas que están esperando a otra persona; 5) información de referencia que no es una tarea. Para cada tarea sugiere el contexto necesario (por ejemplo, ordenador, teléfono o desplazamiento) y una estimación de tiempo en minutos. Si una nota es demasiado vaga para convertirse en tarea, no la inventes: lístala en «Aclarar» con la pregunta que debo responderme. No añadas tareas que no se desprendan del texto. Notas: [PEGA AQUÍ]

Vuelca las notas sin ordenar; cuanto menos las edites antes, menos se pierde.
Revisa la lista «Aclarar» una vez al día.

Qué esperar: Cinco listas diferenciadas (tareas, proyectos, ideas, esperas y referencia) y un apartado de notas por aclarar. No pegues información sensible de terceros y repasa que las tareas extraídas reflejen realmente lo que querías.

Rutina semanal de revisión

Productividad personalCuando quieres crear el hábito de revisar tus compromisos y evitar que se acumulen.

Actúa como coach de organización personal. Diseña una rutina de revisión semanal de [DURACIÓN] minutos adaptada a mi situación: [TRABAJO, ESTUDIOS, FAMILIA, AFICIONES]. Debe incluir pasos concretos y cronometrados: vaciar bandejas de entrada, revisar el calendario de las dos semanas pasadas y las dos siguientes, repasar proyectos activos, decidir las tres prioridades de la semana, comprobar compromisos con otras personas y planificar un momento de descanso. Para cada paso, indica una pregunta guía. Añade una versión mínima de diez minutos para semanas complicadas y consejos para no abandonar el hábito. Evita promesas exageradas sobre resultados. Si necesitas saber qué herramientas uso para ajustar los pasos, hazme esas preguntas antes de responder.

Fija siempre el mismo día y hora; asóciala a un hábito que ya tengas.
Anota qué paso te salteas con más frecuencia y pide simplificarlo.

Qué esperar: Una rutina por pasos con tiempos y preguntas guía, una versión mínima y consejos de constancia. Adáptala a tus circunstancias; ningún método funciona igual para todas las personas.

Decidir qué delegar y cómo hacerlo

Productividad personalCuando tu carga es excesiva y dudas qué tareas pueden asumir otras personas.

Eres un/a consultor/a de gestión de equipos pequeños. Te describo mis tareas habituales: [LISTA CON TIEMPO SEMANAL Y DIFICULTAD]. Las personas que podrían ayudarme son [ROLES Y CAPACIDADES, SIN NOMBRES]. Analiza qué tareas delegar según estos criterios: valor que solo yo aporto, riesgo si sale mal, frecuencia, facilidad para explicarla y oportunidad de desarrollo para la otra persona. Para cada tarea recomendada, redacta un encargo claro con resultado esperado, plazo, nivel de autonomía, recursos y cómo se comprobará el resultado. Señala las tareas que no deberían delegarse y por qué. Si la información sobre las personas es insuficiente, no asumas su capacidad: indica qué debo averiguar antes de decidir. Tono práctico, sin jerga.

Delega resultados, no solo pasos; deja claro qué significa hacerlo bien.
Empieza por una tarea de bajo riesgo para ganar confianza.

Qué esperar: Un análisis de tareas por criterios, encargos redactados para las delegables y una lista de lo que no conviene delegar. Respeta la carga y el acuerdo laboral de las personas a quienes encargues trabajo.

Elegir una herramienta con criterios y sin sesgos

Productividad personalCuando debes escoger una aplicación o sistema y quieres comparar con método en lugar de por moda.

Actúa como analista independiente de herramientas de trabajo, sin preferencia por ninguna marca. Necesito resolver esta necesidad: [NECESIDAD]. Restricciones: presupuesto [PRESUPUESTO], número de usuarios [USUARIOS], datos sensibles [SÍ/NO], integraciones imprescindibles [INTEGRACIONES]. Primero define diez criterios de decisión ponderados según mi caso. Después explica cómo evaluar cada opción con una prueba práctica de una semana. No recomiendes productos concretos ni cites precios, funciones o versiones de memoria: indícame, en cambio, qué tipo de herramienta buscar y qué preguntas hacer al proveedor sobre protección de datos, exportación de la información y condiciones de baja. Termina con una checklist de verificación para consultar la documentación oficial de cada candidata.

Incluye el coste de migración y de formación, no solo el precio de licencia.
Prueba con datos ficticios antes de cargar información real.

Qué esperar: Criterios ponderados, un plan de prueba, preguntas para proveedores y una checklist de verificación. Los precios y funciones cambian: consulta siempre fuentes oficiales actuales antes de decidir.

Diseñar un hábito pequeño y medible

Productividad personalCuando quieres incorporar una costumbre nueva sin depender de la fuerza de voluntad.

Eres un/a asesor/a en cambio de hábitos basado en pasos pequeños y evidencia general. Quiero incorporar este hábito: [HÁBITO]. Mi día típico: [RESUMEN DE HORARIOS]. Obstáculos que ya conozco: [OBSTÁCULOS]. Diseña: una versión mínima del hábito que tarde menos de dos minutos, la señal de dónde y cuándo encajarlo, cómo hacerlo fácil preparando el entorno, cómo medir el progreso sin obsesionarme, un plan para el día en que falle y un calendario de aumento gradual en seis semanas. Evita prometer plazos mágicos como «en 21 días». Si el hábito está relacionado con salud, sueño, alimentación o salud mental, recuérdame que consulte a un profesional y no des indicaciones médicas. Formato claro, con encabezados en texto plano.

Elige la señal más fiable de tu día, como lavarte los dientes o preparar el café.
Registra solo si lo hiciste o no; la sencillez ayuda a mantenerlo.

Qué esperar: Un plan de hábito con versión mínima, señal, entorno, medición, plan de recaída y progresión de seis semanas. Si el hábito afecta a tu salud, consulta con un profesional sanitario.

Cierre del día en cinco minutos

Productividad personalPara terminar la jornada con claridad sobre lo hecho y lo que toca mañana.

Actúa como asistente de organización personal. Voy a darte, sin orden, lo que he hecho hoy y lo que ha quedado pendiente: [NOTAS DEL DÍA]. Devuelve un cierre de jornada con: 1) logros del día en tres líneas; 2) tareas que han quedado a medias y el siguiente paso físico concreto de cada una; 3) compromisos o respuestas pendientes con otras personas; 4) las tres prioridades de mañana con una estimación de tiempo; 5) una pregunta de reflexión sobre qué ha restado tiempo hoy. Mantén un tono sereno y práctico, sin frases motivacionales vacías. No añadas tareas que no mencione. Si detectas que mi lista de mañana es irrealista por el tiempo que he indicado, avísame y propón qué mover.

Hazlo siempre a la misma hora para convertirlo en un cierre mental del trabajo.
Guarda los cierres semanales; sirven de base para tu revisión de los viernes.

Qué esperar: Un cierre de jornada de cinco apartados, con prioridades de mañana y una pregunta de reflexión. No incluyas datos confidenciales de clientes o compañeros en las notas.

Gestionar la bandeja de entrada con reglas claras

Productividad personalCuando el correo te desborda y quieres un sistema sencillo para procesarlo sin perder mensajes importantes.

Actúa como asesor/a de organización del trabajo digital. Recibo unos [NÚMERO] correos al día, con estos tipos de mensajes: [TIPOS]. Diseña un sistema de gestión de correo con: horarios de revisión (máximo tres al día), una regla de decisión por mensaje (responder si lleva menos de dos minutos, programar, delegar o archivar), una estructura mínima de carpetas o etiquetas (máximo seis), plantillas de respuesta para tres situaciones frecuentes y criterios para detectar lo realmente urgente. Añade cómo comunicar a mi entorno mi nuevo ritmo de respuesta sin que parezca desinterés. Evita sugerir que se eliminen correos con obligaciones legales o contractuales; recuérdame conservarlos. Si no tienes datos suficientes sobre mi trabajo para ajustar el sistema, hazme tres preguntas antes de proponerlo.

Prueba el sistema durante dos semanas antes de cambiar nada.
Desactiva las notificaciones de nuevos mensajes durante los bloques de concentración.

Qué esperar: Un sistema con horarios, reglas de decisión, etiquetas, plantillas y una forma de comunicar el nuevo ritmo. No elimines mensajes con valor legal, fiscal o contractual y respeta las políticas de tu empresa.

Organizar el día en bloques de tiempo realistas

Productividad personalCuando tienes muchas tareas y reuniones y no sabes cómo encajarlas sin saturar la jornada.

Actúa como asesor/a de organización personal. Mi jornada va de [HORA INICIO] a [HORA FIN]. Tengo estos compromisos fijos: [REUNIONES Y HORAS]. Y estas tareas pendientes con su duración estimada y fecha límite: [LISTA DE TAREAS]. Propón un horario por bloques que ponga las tareas de más concentración en mis horas de mayor energía ([MOMENTO DEL DÍA]), deje 20 % de margen para imprevistos, incluya pausas y agrupe las tareas pequeñas. Indica qué tareas no caben hoy y a qué día sugieres moverlas, con el motivo. Señala qué estimaciones de duración te parecen optimistas y pregúntame lo que necesites antes de asumir. Entrega el resultado como lista con horas, sin añadir tareas que no te haya dado.

Si repites la jornada tipo, guarda el prompt y cambia solo la lista de tareas.
Ajusta el margen según cuántos imprevistos suelas tener.

Qué esperar: Un horario por bloques con pausas y margen, una lista de tareas aplazadas y avisos sobre estimaciones poco realistas. Es una propuesta: ajústala a tu realidad y no sacrifiques descansos ni compromisos personales por cumplirla.

Nota de traspaso antes de vacaciones

Productividad personalCuando te ausentas unos días y alguien debe cubrir tus tareas sin llamarte.

Actúa como asistente de organización. Voy a estar ausente del [FECHA INICIO] al [FECHA FIN]. A partir de mis notas desordenadas, prepara una nota de traspaso para [PERSONA QUE ME CUBRE] con: 1) cosas que sí o sí deben ocurrir mientras no estoy, con fecha; 2) cosas que pueden esperar a mi vuelta; 3) contactos clave y para qué sirve cada uno, usando solo los que te doy; 4) decisiones que esa persona puede tomar sola y cuáles debe consultar; 5) dónde encontrar la información, sin incluir contraseñas ni accesos. Mantén frases cortas y un tono claro. Lo que falte de información lo listas al final como preguntas que debo responder antes de irme; no lo rellenes tú. Notas: [PEGA TUS NOTAS].

Pide a la persona que te cubre que te devuelva un resumen de lo que entendió.
Nunca incluyas credenciales: indica solo dónde pedirlas.

Qué esperar: Una nota estructurada con prioridades, límites de decisión y una lista de dudas por resolver antes de la ausencia. Comprueba fechas y nombres de contacto uno a uno y no compartas información confidencial con herramientas no autorizadas.

Decidir si algo merece una reunión o un mensaje

Productividad personalCuando te piden una reunión y dudas de si se resolvería mejor por escrito.

Actúa como consultor/a de trabajo en equipo. Voy a describirte un asunto que alguien quiere tratar en una reunión. Evalúa si conviene reunión, mensaje escrito o llamada breve, usando estos criterios: necesidad de decidir entre varias personas, carga emocional, complejidad de la información, urgencia y número de participantes. Para cada criterio da tu valoración en una frase. Recomienda un formato y justifica por qué. Si recomiendas reunión, propón objetivo de una línea, duración, participantes mínimos y tres preguntas para decidir. Si recomiendas mensaje, redáctalo en menos de 100 palabras. Indica qué información te falta para estar más seguro de la recomendación. Asunto: [DESCRIBE EL ASUNTO]. Participantes: [LISTA]. Plazo: [FECHA].

Úsalo antes de aceptar invitaciones, no después.
Si el equipo adopta los criterios, las discusiones sobre reuniones se acortan.

Qué esperar: Una recomendación razonada de formato con un objetivo de reunión o un mensaje ya redactado. Es una orientación general; el contexto de tu equipo o las normas de tu empresa pueden pedir otra cosa.

Revisar estimaciones de tiempo demasiado optimistas

Productividad personalCuando sueles quedarte corto con los plazos y quieres contrastar tu planificación.

Actúa como planificador/a de proyectos prudente. Te paso una lista de tareas con el tiempo que creo que me llevará cada una. Para cada tarea haz lo siguiente: descompónla en subtareas probables, identifica qué podría tardar más de lo esperado y dame un rango de tiempo con un mínimo, un más probable y un máximo, explicando brevemente el motivo. No uses porcentajes de ajuste genéricos como si fueran datos; razona con las subtareas. Después suma los rangos y avísame de qué tareas dependen de terceros, de aprobaciones o de información que aún no tengo. Termina con tres preguntas que me ayudarían a afinar. Aclara que son estimaciones orientativas que dependen de mi experiencia real y pídeme mis datos históricos si los tengo. Tareas: [LISTA CON TIEMPOS].

Compara luego el rango con lo que tardaste de verdad y ajusta tus propias estimaciones.
Añade siempre las dependencias externas, que suelen retrasar más que el trabajo en sí.

Qué esperar: Una tabla de tareas con subtareas, rango de tiempo, riesgos de retraso y preguntas para afinar. La IA no conoce tu ritmo ni tu contexto; trata sus rangos como hipótesis, no como compromisos con terceros.

Agenda de una reunión individual periódica

Productividad personalCuando tienes reuniones uno a uno con tu equipo o responsable y quieres que sean útiles.

Actúa como coach de gestión de equipos. Prepara una agenda para una reunión individual de [DURACIÓN] minutos entre [MI ROL] y [ROL DE LA OTRA PERSONA]. Contexto actual: [TEMAS DEL MOMENTO, SIN DATOS PERSONALES SENSIBLES]. La agenda debe tener bloques con minutos asignados: cómo está la persona, avances y bloqueos, prioridades de las próximas semanas, feedback en ambas direcciones y acuerdos finales. Para cada bloque, incluye dos preguntas abiertas concretas. Añade un formato breve para anotar acuerdos con responsable y fecha. No supongas problemas que no te he mencionado ni des consejos sobre salud o situación personal. Termina con una lista de tres cosas que debería evitar en esta conversación y por qué.

Deja que la otra persona añada puntos antes de la reunión.
Revisa los acuerdos anteriores al empezar cada sesión.

Qué esperar: Una agenda cronometrada con preguntas por bloque y un modelo de registro de acuerdos. Mantén la confidencialidad de lo que se hable y no uses estas notas para evaluar a la persona sin su conocimiento.

Desbloquear una tarea que llevas días aplazando

Productividad personalCuando una tarea te intimida y no sabes por dónde empezar.

Actúa como asistente de organización paciente y práctico. Llevo aplazando esta tarea: [TAREA]. Lo que me frena creo que es: [MOTIVO: no sé empezar, miedo a hacerlo mal, falta de información, etc.]. Ayúdame así: 1) formula tres preguntas para aclarar qué es lo que realmente me bloquea; 2) descomponer la tarea en pasos de menos de 25 minutos, ordenados; 3) identifica un primer paso de 10 minutos que pueda hacer hoy; 4) indica qué información o ayuda me falta y a quién podría pedirla; 5) propón un criterio claro de «suficientemente bueno» para esta tarea. No hagas diagnósticos psicológicos ni des consejos médicos. Si ves que la tarea no depende de mí o debería cancelarse, dilo con tus razones. Mantén un tono amable y directo.

Empieza por el primer paso en cuanto lo tengas, antes de seguir planificando.
Si el bloqueo es muy intenso o dura meses, conviene hablarlo con un profesional.

Qué esperar: Preguntas de aclaración, pasos pequeños, un primer paso de diez minutos y un criterio de terminado. Es una ayuda práctica de organización, no terapia; si afecta a tu bienestar, consulta con un profesional.

Registro de decisiones para no repetir debates

Productividad personalCuando el equipo vuelve una y otra vez sobre decisiones ya tomadas y nadie recuerda por qué.

Actúa como facilitador/a de equipos. Convierte las notas que pego abajo en un registro de decisión con estos campos: fecha, decisión en una frase, contexto en tres líneas, alternativas consideradas y por qué se descartaron, quién decidió, quién se ve afectado, condiciones que harían revisar la decisión y fecha sugerida de revisión. Usa solo lo que consta en las notas; lo que falte lo escribes como «no consta» y lo reúnes en una lista de preguntas para completar. No atribuyas opiniones a nadie que no aparezcan en las notas. Sugiere también un título corto y fácil de buscar. Después, revisa tu propio resultado y señala cualquier frase que sea una interpretación tuya y no un hecho de las notas. Notas: [PEGA LAS NOTAS].

Guarda todos los registros en un mismo lugar con el mismo formato.
Que lo valide quien decidió antes de archivarlo.

Qué esperar: Una ficha de decisión completa con campos «no consta» señalados y una lista de interpretaciones a revisar. Comprueba que las razones registradas son las reales y no una justificación elaborada a posteriori por la herramienta.

Extraer plazos de un texto y comprobar que son coherentes

Productividad personalCuando un correo o documento menciona muchas fechas y no quieres perder ninguna ni equivocarte.

Actúa como asistente administrativo meticuloso. Del texto que pego, extrae todas las fechas, plazos y duraciones en una tabla con estas columnas: fecha o plazo tal como aparece, qué debe ocurrir, quién es responsable según el texto y frase literal de origen. Después aplica esta lista de verificación: ¿hay fechas imposibles o que no existen en el calendario?, ¿el día de la semana indicado coincide con la fecha?, ¿hay plazos relativos («en 10 días») sin fecha de inicio clara?, ¿hay fechas que se contradicen entre sí?, ¿falta el año en alguna? Marca cada problema con «revisar» y explica por qué. No corrijas ni completes fechas por tu cuenta: pregúntame. Año de referencia: [AÑO]. Texto: [PEGA EL TEXTO].

Contrasta siempre las fechas críticas con un calendario real antes de agendar.
Pídele que no calcule días hábiles si no le das el calendario de festivos aplicable.

Qué esperar: Una tabla de plazos con su frase de origen y una lista de incoherencias marcadas para revisar. Los asistentes de IA cometen errores con fechas y días de la semana; verifica manualmente todo plazo con consecuencias.