Política de uso de IA para empresas: modelo de documento interno

Una política de uso de IA fija por escrito qué pueden hacer las personas de la empresa con asistentes y herramientas de IA, qué datos no deben introducir nunca y quién responde de cada decisión. Este modelo está pensado para que una pyme lo adapte en una tarde y lo ponga en marcha sin burocracia excesiva.

Para quién: Gerencia, responsables de personas, de tecnología o de cumplimiento en pequeñas y medianas empresas que ya usan o quieren empezar a usar herramientas de IA de forma ordenada.

Cómo usar esta plantilla

Copia cada sección en un documento propio y sustituye los textos entre corchetes por los datos de tu organización. Antes de publicar la política, reúne a quienes la van a aplicar y comprueba que los usos permitidos y los datos prohibidos reflejan lo que de verdad se hace en el día a día. Fija una fecha de revisión, comunícala a toda la plantilla y guarda constancia de quién la ha leído. Una política que nadie conoce no protege a nadie.

1. Finalidad y alcance

La presente política establece las reglas de uso de herramientas de inteligencia artificial en [NOMBRE DE LA EMPRESA]. Su finalidad es aprovechar estas herramientas para mejorar la calidad y la eficiencia del trabajo sin poner en riesgo a las personas, a los clientes ni a la información de la empresa. Se aplica a toda la plantilla, a las personas colaboradoras externas y a cualquier herramienta de IA, sea contratada por la empresa o de uso personal, cuando se utilice para tareas relacionadas con el trabajo. La responsable de esta política es [CARGO RESPONSABLE]. Entra en vigor el [FECHA] y se revisará como mínimo cada [PERIODO DE REVISIÓN].

2. Herramientas autorizadas

Solo se pueden usar para tareas de trabajo las herramientas de IA incluidas en el listado vigente que mantiene [CARGO RESPONSABLE], disponible en [UBICACIÓN DEL LISTADO]. Para cada herramienta se indica el tipo de cuenta que debe usarse, que será siempre la cuenta corporativa y nunca una cuenta personal, y los usos para los que está aprobada. Si alguien necesita una herramienta que no figura en el listado, debe solicitar su evaluación a [CANAL O PERSONA DE CONTACTO] antes de utilizarla. Hasta que se apruebe, no se introducirá en ella ninguna información de la empresa.

3. Usos permitidos

Con las herramientas autorizadas se permite: redactar borradores de textos internos y comunicaciones generales; resumir documentos que no contengan información restringida; proponer estructuras, ideas y alternativas de redacción; revisar ortografía y estilo; traducir textos no confidenciales; ayudar a documentar procesos y preparar formación interna. Todos estos usos son de apoyo: el resultado es un borrador que la persona debe revisar, corregir y hacer suyo. Cualquier uso no incluido en esta lista y que implique decisiones sobre personas, clientes o proveedores requiere autorización previa de [CARGO RESPONSABLE].

4. Datos y usos prohibidos

No se introducirá en ninguna herramienta de IA: datos personales de clientes, empleados o candidatos; datos de salud, ideología, religión u otras categorías especialmente sensibles; contraseñas, claves o credenciales; contratos, ofertas y planes estratégicos no públicos; código fuente propietario [SALVO AUTORIZACIÓN EXPRESA]; ni información que un cliente nos haya confiado con deber de confidencialidad. Tampoco se usará la IA para tomar por sí sola decisiones sobre contratación, despidos, evaluaciones o concesión de servicios, ni para suplantar a otra persona o generar contenido engañoso. Ante la duda, no se introduce el dato y se consulta.

5. Revisión humana y responsabilidad

Toda salida de una herramienta de IA que se use fuera de la propia mesa de trabajo debe ser revisada por una persona antes de enviarse, publicarse o aplicarse. Quien firma, envía o publica el contenido es su responsable, aunque lo haya generado una herramienta. La revisión incluye comprobar datos, cifras, nombres, fechas y referencias en una fuente fiable, y verificar que el tono es adecuado. Cuando un documento dirigido a terceros se haya elaborado con ayuda sustancial de IA, se aplicará el criterio de transparencia que fije [CARGO RESPONSABLE] para [TIPO DE DOCUMENTOS].

6. Formación y apoyo

Toda persona que vaya a utilizar herramientas de IA en su trabajo recibirá una formación inicial de [DURACIÓN] que cubrirá esta política, los riesgos habituales, cómo redactar buenas instrucciones y cómo verificar resultados. La formación se repetirá de forma abreviada cada [PERIODO] o cuando cambie la política de manera relevante. Existirá un punto de contacto, [PERSONA O CANAL], para resolver dudas sobre qué datos se pueden usar o qué herramienta elegir. Se fomentará compartir buenas prácticas y ejemplos de uso correcto para que el aprendizaje sea colectivo.

7. Incidencias y revisión de la política

Cualquier incidente relacionado con el uso de IA, como introducir por error datos prohibidos, publicar un contenido erróneo o detectar un comportamiento extraño de una herramienta, debe comunicarse en un plazo máximo de [PLAZO] a [CANAL DE INCIDENCIAS]. Comunicar un error a tiempo nunca será motivo de sanción por sí mismo. Cada incidencia se registrará con su fecha, descripción, medidas adoptadas y lección aprendida. La política se revisará en la fecha prevista o antes si cambian las herramientas, los usos o las circunstancias de la empresa. Versión [NÚMERO] aprobada por [CARGO] el [FECHA].

Consejos para adaptarla

Escribe la política con frases cortas y ejemplos concretos de tu actividad; un texto legal abstracto se lee poco y se cumple menos.
Empieza permitiendo pocos usos bien definidos y amplía con la experiencia, en lugar de prohibirlo todo o permitirlo todo.
Pide a dos o tres personas de áreas distintas que lean el borrador y señalen qué no entienden o qué falta.
Guarda las versiones anteriores y la fecha en que cada persona recibió la política para poder demostrar que se comunicó.

Aviso: Este documento es un modelo orientativo que debe adaptarse a la realidad de cada organización. Ante dudas legales, de protección de datos o laborales, consulta a un profesional cualificado antes de aprobarlo.

Preguntas frecuentes

¿Una empresa pequeña necesita una política de uso de IA?

Si alguien de la plantilla ya usa asistentes de IA para trabajar, conviene tener reglas escritas, aunque sean de una página. Dejan claro qué datos no se pueden introducir y quién responde del resultado, algo que evita errores y malentendidos.

¿Hay que prohibir las cuentas personales de herramientas de IA?

Es una práctica recomendable para tareas de trabajo, porque en una cuenta corporativa la empresa puede decidir condiciones, accesos y retirada de información. Si se permiten cuentas personales, conviene limitarlas a usos sin datos de la empresa y dejarlo por escrito.

¿Cada cuánto debe revisarse la política?

Al menos una vez al año, y antes si cambian las herramientas, los usos o el contexto de la empresa. En un ámbito que evoluciona deprisa, conviene programar una revisión breve cada pocos meses durante el primer año.