Checklist para evaluar una herramienta de IA antes de adoptarla

Antes de incorporar una herramienta de IA al trabajo conviene hacerse unas cuantas preguntas incómodas: qué problema resuelve, qué datos recibe, qué pasa si falla y cómo se sale de ella. Esta checklist ordena esas preguntas en siete bloques para decidir con criterio y dejar constancia de la decisión.

Para quién: Responsables de tecnología, compras, cumplimiento o de equipo que deben decidir si una herramienta de IA se adopta, se prueba en piloto o se descarta, sin necesidad de conocimientos técnicos avanzados.

Cómo usar esta plantilla

Rellena una copia de la checklist por cada herramienta evaluada. Responde cada punto con sí, no o no sé, y anota la fuente de la respuesta, como la documentación del proveedor, una prueba propia o una consulta. Los puntos con «no sé» deben resolverse antes de decidir. Al final, suma los bloques críticos y deja la decisión firmada por la persona responsable. Repite la evaluación cuando la herramienta cambie de condiciones o se amplíe su uso.

1. Identificación y necesidad

Herramienta evaluada: [NOMBRE]. Proveedor: [PROVEEDOR]. Persona evaluadora: [NOMBRE]. Fecha: [FECHA]. Comprueba: ¿Qué problema concreto de trabajo debe resolver? [DESCRIBE EL PROBLEMA]. ¿Cómo se resuelve hoy y cuánto tiempo o esfuerzo consume? [DESCRIPCIÓN]. ¿Hay una alternativa más sencilla que no requiera IA? [SÍ/NO]. ¿Quiénes la usarían y con qué frecuencia? [USUARIOS Y FRECUENCIA]. ¿Qué resultado medible demostraría que ha merecido la pena? [INDICADOR]. ¿Quién será la persona responsable de la herramienta si se adopta? [NOMBRE]. Si no puedes responder a estas preguntas con claridad, la evaluación todavía es prematura.

2. Calidad de los resultados

Prepara entre cinco y diez casos reales de tu trabajo, con datos ficticios o anonimizados, y pruébalos. Comprueba: ¿Los resultados son útiles sin corregir demasiado? [SÍ/NO]. ¿Se equivoca con cifras, nombres o referencias? [EJEMPLOS]. ¿Admite que no sabe algo o inventa una respuesta con seguridad? [OBSERVACIÓN]. ¿El resultado es parecido al repetir la misma petición? [SÍ/NO]. ¿Funciona bien en español y con el vocabulario de nuestro sector? [SÍ/NO]. Anota los fallos concretos: sirven para formar al equipo y para decidir en qué tareas no debe usarse.

3. Datos y privacidad

Comprueba y anota la fuente de cada respuesta: ¿Qué datos se envían a la herramienta y dónde se almacenan? [RESPUESTA]. ¿El proveedor usa lo que introducimos para mejorar sus modelos, y se puede desactivar? [RESPUESTA]. ¿Se pueden borrar conversaciones y archivos, y en qué plazo? [RESPUESTA]. ¿Existe un contrato o condiciones específicas para empresas, distintas de las de uso personal? [RESPUESTA]. ¿Hay información sobre en qué países se tratan los datos? [RESPUESTA]. ¿Podemos evitar introducir datos personales en el uso previsto? [SÍ/NO]. Este bloque es crítico: un «no sé» sin resolver impide adoptar la herramienta.

4. Seguridad y control de accesos

Comprueba: ¿Permite cuentas individuales con verificación en dos pasos? [SÍ/NO]. ¿Se pueden dar y retirar accesos de forma centralizada cuando alguien se incorpora o se marcha? [SÍ/NO]. ¿Existe un registro de actividad que permita revisar quién hizo qué? [SÍ/NO]. ¿Se conecta con otros sistemas nuestros, como correo, archivos o gestor de clientes, y con qué permisos? [DETALLE]. ¿Qué ocurre si se compromete una cuenta? [PLAN]. ¿El proveedor informa de cómo gestiona incidentes de seguridad? [SÍ/NO]. Cuantos más permisos tenga la herramienta sobre otros sistemas, más estricta debe ser la revisión de este bloque.

5. Coste y dependencia del proveedor

Calcula con datos propios y sin dar nada por supuesto: Coste de licencias por persona y periodo: [IMPORTE]. Coste de implantación, formación y tiempo de supervisión: [IMPORTE]. Condiciones de renovación y de cambio de precio: [DETALLE]. ¿Qué parte de nuestro trabajo dependería de esta herramienta? [PORCENTAJE ESTIMADO POR TI]. ¿Podríamos seguir trabajando si dejara de funcionar un día o una semana? [SÍ/NO]. ¿Las plantillas e instrucciones que creemos se pueden exportar y reutilizar en otra herramienta? [SÍ/NO]. Anota supuestos y fuentes de cada cifra para que otra persona pueda revisarlos.

6. Riesgos para personas y reputación

Comprueba: ¿La herramienta se usaría para decisiones que afecten a personas, como selección, evaluación o acceso a servicios? [SÍ/NO]. En ese caso, ¿puede una persona revisar y cambiar cualquier decisión? [SÍ/NO]. ¿Podría generar contenido ofensivo, sesgado o erróneo que llegara a clientes? [VALORACIÓN]. ¿Hay que avisar a clientes o usuarios de que se utiliza? [SÍ/NO]. ¿Existen derechos de autor o de imagen que puedan verse afectados por el uso previsto? [VALORACIÓN]. ¿Quién respondería ante una queja o un error grave? [CARGO]. Si alguna respuesta implica decisiones sobre personas, eleva la evaluación a revisión especializada.

7. Decisión, piloto y plan de salida

Resumen de bloques críticos (datos, seguridad, riesgos): [CUMPLE / NO CUMPLE / PENDIENTE]. Decisión: [ADOPTAR / PILOTO LIMITADO / DESCARTAR / REEVALUAR EN FECHA]. Si es piloto: duración [PERIODO], personas participantes [LISTA], datos permitidos [DETALLE], indicadores de éxito [LISTA] y fecha de revisión [FECHA]. Plan de salida: cómo recuperamos nuestra información, cómo se cancelan las cuentas y qué proceso alternativo usaremos si dejamos de utilizarla [DETALLE]. Responsable de la decisión: [NOMBRE Y CARGO]. Firma y fecha: [FIRMA / FECHA].

Consejos para adaptarla

Evalúa con casos reales de tu trabajo y datos ficticios; las demostraciones del proveedor están preparadas para lucirse.
No des por buena ninguna respuesta del proveedor sin anotar de dónde sale: documentación, contrato o prueba propia.
Empieza con un piloto corto y reducido, con indicadores acordados antes de empezar, y no con un despliegue general.
Repite la evaluación cada vez que cambien las condiciones, los precios o el uso previsto de la herramienta.

Aviso: Esta checklist es un modelo orientativo que debe adaptarse a cada organización y a cada herramienta. Ante dudas legales, contractuales o de protección de datos, consulta a un profesional.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tiempo lleva evaluar una herramienta con esta lista?

Depende del alcance. Para un uso sencillo y sin datos personales puede bastar una o dos horas de pruebas y lectura de condiciones. Si la herramienta tocará información sensible o se conectará a otros sistemas, reserva varios días y la participación de más personas.

¿Qué hago si el proveedor no responde a mis preguntas?

Anótalo como «no sé» y trátalo como una señal. Si el bloque de datos o el de seguridad quedan sin resolver, lo prudente es no adoptar la herramienta o limitarla a usos que no manejen información de la empresa.

¿Hay que repetir la evaluación si la herramienta se actualiza?

Conviene revisar al menos los bloques de datos, coste y resultados cuando cambien las condiciones del servicio o la herramienta incorpore funciones nuevas. Un cambio pequeño no exige empezar de cero, pero sí dejar anotada la revisión.