Ejemplo resuelto: resumen de un informe técnico

Este ejemplo es ilustrativo y todos los datos son inventados. Muestra paso a paso cómo se pide a un asistente de IA el resumen de un informe técnico extenso, qué devuelve y qué hay que comprobar antes de dar el resultado por bueno.

El caso

Marta trabaja en el departamento de mantenimiento de una fábrica ficticia de envases en Zaragoza. Su responsable le ha pasado un informe de 40 páginas sobre la renovación del sistema de aire comprimido y necesita presentar las conclusiones en cinco minutos a la dirección. Pega los apartados clave en un asistente de IA y le pide un resumen que pueda leerse de un vistazo, sin perder las cifras ni las decisiones pendientes.

Prompt utilizado

Actúa como un ingeniero que resume documentación técnica para un comité de dirección sin formación técnica. A continuación te pego los apartados 3, 5 y 7 de un informe sobre la renovación del sistema de aire comprimido de la planta. Redacta un resumen de unas 200 palabras con esta estructura: situación actual, propuesta, coste y plazo, riesgos y decisión que se pide a la dirección. Usa solo la información del texto que te doy; si falta un dato, escribe «no consta en el texto» en lugar de suponerlo. No simplifiques ninguna cifra ni cambies sus unidades. Avísame de cualquier ambigüedad que detectes. Texto: [PEGAR APARTADOS DEL INFORME]

Respuesta ilustrativa de un asistente

Situación actual: la planta usa tres compresores con más de quince años de servicio. El informe indica que las fugas en la red de tuberías representan una parte importante del consumo eléctrico, aunque no consta en el texto el porcentaje exacto. Dos de los compresores han tenido averías en el último año.

Propuesta: sustituir los tres compresores por dos equipos de velocidad variable, reparar las fugas detectadas en la auditoría y añadir un depósito de reserva de 2.000 litros.

Coste y plazo: la inversión estimada es de 148.000 euros, con una ejecución de diez semanas. El informe prevé parar la línea dos durante un fin de semana para la conexión final.

Riesgos: posible retraso en la entrega de los compresores y una parada de producción mayor de la prevista si la conexión se complica. El texto menciona un margen de seguridad, pero no lo cuantifica.

Decisión que se pide: aprobar la inversión antes del cierre del trimestre para respetar el calendario de entrega del proveedor.

Ambigüedades detectadas: el apartado 5 habla de un ahorro anual y el apartado 7 de un periodo de recuperación de la inversión, pero ninguno indica si incluye el coste de mantenimiento de los equipos nuevos. Conviene confirmarlo en el documento original.

Qué revisar antes de usarla

Comprobar que el coste de 148.000 euros, el depósito de 2.000 litros y las diez semanas coinciden exactamente con las cifras del informe original.
Confirmar que la frase sobre las fugas no atribuye un porcentaje que el texto no recoge y que la IA ha marcado como «no consta».
Verificar que los dos compresores averiados son los que cita el informe y no una inferencia del asistente.
Revisar que la decisión pedida y su fecha límite son las que figuran en el apartado 7 y no una deducción.
Contrastar la ambigüedad señalada sobre el ahorro anual y la recuperación de la inversión con los apartados 5 y 7 antes de presentarla.

Versión final tras la revisión

Resumen para la dirección. Situación: los tres compresores actuales superan los quince años y dos de ellos fallaron el año pasado; las fugas de la red elevan el consumo eléctrico. Propuesta: instalar dos compresores de velocidad variable, reparar las fugas y añadir un depósito de reserva de 2.000 litros. Coste y plazo: 148.000 euros y diez semanas, con una parada de la línea dos durante un fin de semana. Riesgos: retraso en la entrega de los equipos y una parada mayor de la prevista si la conexión final se complica. Pendiente de aclarar: si el ahorro anual estimado incluye el mantenimiento de los equipos nuevos. Decisión solicitada: aprobar la inversión antes del cierre del trimestre para mantener el calendario de entrega del proveedor. Fuente: informe técnico de renovación del aire comprimido, apartados 3, 5 y 7.

Lecciones del ejemplo

Acotar el resumen a apartados concretos da resultados más fiables que pegar un documento entero.
Pedir que se marque lo que no consta evita que el asistente rellene huecos con suposiciones.
Las cifras y las unidades se contrastan siempre con el original, aunque el resumen parezca coherente.
Pedir una estructura fija, como situación, propuesta, coste y decisión, hace el resumen reutilizable en una reunión.

Preguntas frecuentes

¿Puedo pegar un informe confidencial de mi empresa en un asistente de IA?

Depende de la política de tu empresa y de cómo trate los datos la herramienta. Antes de pegar contenido confidencial, consulta con el responsable de seguridad o protección de datos y, si es posible, elimina nombres, cifras sensibles y datos de clientes.

¿Cuánto debe medir el resumen de un informe técnico?

Lo que pueda leer en voz alta tu audiencia en el tiempo disponible. Para cinco minutos, unas 200 palabras bien estructuradas suelen bastar. Lo importante es que incluya la decisión que se pide y las cifras clave.

¿Cómo sé si el resumen ha omitido algo importante?

Haz una lectura rápida del índice y de los títulos del informe y comprueba que cada apartado relevante aparece reflejado. También puedes preguntar al asistente qué ha dejado fuera y comparar su respuesta con el original.

Guía completa de la tarea: Cómo resumir documentos largos con IA.